Quản lý dự án

Quản lý dự án – Project management hay quản trị dự án là một cụm từ không còn quá xa lạ với chúng ta đặc biệt là những môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về project management là gì, chức năng của nó ra sao thì hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây của Vix Office. Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay sau đây.

• Khái niệm về project management (quản trị dự án)

Project management (quản lý dự án) là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng cũng như công cụ, kỹ thuật để đáp ứng các nhu cầu hoàn thiện những giai đoạn của dự án đã được giao. Bản chất là việc tạo lập các kế hoạch thực hiện và kiểm tra, giám sát. Đồng thời là công cụ để hoàn thiện từng công việc của dự án. Quá trình quản lý được thực hiện qua các ứng dụng tối ưu nhất, phù hợp với các quy trình quản lý để mang lại hiệu quả cao nhất.

 Trong đó, Project – dự án được xem là các nỗ lực tạm thời được thực hiện và triển khai để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ nhất định. 

Ví dụ như: 

• Triển khai phát triển một hợp chất mới ở thị trường
• Thực hiện cải thiện quy trình kinh doanh trong một tổ chức
• Nghiên cứu, sáng tạo cũng như phát triển quy trình sản xuất mới
• Sáng tạo ứng dụng phần mềm

Project management hiện nay không phải khái niệm mới mà nó đã được ra đời và sử dụng cũng như thu về nhiều dự án lớn ở Việt Nam. 

> Xem thêm: Vix Office Interior Design 

2. Chức năng của Project Management

Tất cả thành tựu có được là do các nhà quản lý dự án, nhà lãnh đạo biết cách áp dụng và nghiên cứu thực tiễn các chức năng của Project Management cụ thể là:

• Chức năng tạo lập kế hoạch: Đây là việc xác định mục tiêu, khối lượng công việc và dự tính các nguồn lực cần thiết cho dự án kể cả các dự án đầu tư công hay các dự án BT.
• Chức năng tổ chức dự án: Điều này thể hiện qua sự phân công các đầu công việc và những nguồn lực khác nhau như tài chính, công việc cụ thể, lao động, trang thiết bị, quản lý thời gian…
• Chức năng lãnh đạo dự án thực hiện dựa trên kế hoạch và hoàn thiện mục tiêu đề ra.
• Project management thực hiện chức năng kiểm soát mọi hoạt động diễn ra ở trong dự án. Điều này bao gồm việc theo dõi toàn bộ quá trình, kiểm tra trực tiếp tiến độ, phân tích tình hình thị trường, sau đó tiến hành tổng hợp, đánh giá quá trình thực hiện. 
• Chức năng phối hợp với bộ phận, nguồn lực khác để hoàn thiện dự án và mang lại hiệu quả cao.

>> Xem thêm: Thiết kế nội thất – VixDesign.net

3. Quy trình thực hiện project management

Việc làm project management là quá trình thực hiện các công việc đã được vạch ra theo quy định của nhà quản lý dự án. Vòng đời của mỗi dự án khác nhau, từ khi lên ý tưởng đến triển khai. Mọi việc thực hiện đều nhằm mục đích đạt được kết quả tốt nhất. Quy trình thực hiện được diễn ra trong 4 giai đoạn sau:

• Giai đoạn hình thành dự án:

Đây là giai đoạn đề xuất ý tưởng và khởi xướng dự án. Giai đoạn này tập trung vào các mục tiêu như quản lý quy mô, mục tiêu, xem xét tính khả thi và đồng thời đưa ra các ước tính trước mắt để từ đó có thể đánh giá tiềm năng thực hiện của dự án và đưa ra quyết định nên triển khai hay không. Đối với giai đoạn này thì khả năng thành công chiếm tới 70%.

• Giai đoạn phát triển dự án:

Giai đoạn gồm các công việc về thiết kế và đánh giá dự án. Nhà quản lý xây dựng và lên kế hoạch để có thể thực hiện cũng như phân bổ nguồn lực phù hợp.

• Giai đoạn trưởng thành:

Các công việc gồm thực hiện đào tạo, thông tin cũng như đưa ra các quy hoạch. Đặc biệt các thiết kế chi tiết cho mỗi hoạt động của dự án, thực hiện việc triển khai công việc. Từ đó liên tục theo dõi tiến trình làm việc của dự án, quản lý và phục hồi. Trong giai đoạn này, dự án nên được khống chế ở mức nhỏ 5%.

• Giai đoạn cuối kết thúc dự án:

Đây là giai đoạn phải hoàn thiện toàn bộ quá trình công việc và đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài ra cần chuyển giao nhân sự, tiến hành tổng hợp cũng như đánh giá kết quả của dự án hoàn thành. 

> Xem thêm: Thiết kế thi công nội thất văn phòng cổ phần giấy

Như vậy, quản lý dự án được thực hiện theo 5 nhóm sau đây:

• Khởi tạo dự án: Quy trình bắt đầu dự án và đặt nền móng cho mọi hoạt động về sau.
• Lên kế hoạch cho dự án: Giai đoạn thể hiện kỹ năng quản lý để đưa ra ý tưởng. Người quản lý chia nhỏ các đầu việc và tiến hành lên kế hoạch cụ thể. Kế hoạch triển khai cho mỗi hoạt động rồi bàn giao cho từng cá nhân, từng nhóm.
• Quy trình theo dõi và điều khiển thực hiện để nhận biết và nắm được tiến độ diễn biến của dự án. Bên cạnh đó còn hỗ trợ xác định rủi ro và sự cố phát sinh.
• Đóng dự án: Đây là thời điểm nhà quản lý dự án xem xét, đánh giá. Ngoài ra cần rút ra các bài học sau khi dự án được bàn giao và chuẩn bị cho dự án tiếp. 

4. Mô hình tổ chức project management

Có nhiều mô hình project management nhưng nổi bật là 3 mô hình dưới đây:

• Project management – hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Đây là mô hình quản lý mà mỗi nhà đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn để tiến hành quản lý hoạt động, tiến trình dự án hoặc lập lên các bộ phận quản lý riêng cho mỗi dự án khác nhau.
• Project management – chủ đầu tư điều hành dự án: Đây là mô hình mà chủ đầu tư giao quyền quản lý cho bộ phận quản lý hoặc thuê doanh nghiệp khác quản lý mà không trực tiếp điều hành. 
• Project management – mô hình chìa khóa trao tay. Đây là mô hình các chủ đầu tư sẽ giao dự án cho một hoặc nhiều nhà thầu liên kết với để thực hiện công việc của dự án. Sau khi hoàn thành sẽ bàn giao cho nhà đầu tư để khai thác và sử dụng. 

>> Xem thêm: Our services from VixOffice

5. Bí kíp để quản lý dự án tốt

Luôn nắm bắt tốt phạm vi dự án

Từng dự án được tiến hành thực hiện chặt chẽ và tập trung. Cho nên, người quản lý phải chia thành các dự án nhỏ. Điều này để quản lý và thực hiện dễ dàng, đúng thời hạn. Điều quan trọng hơn là để quản lý dự án hiệu quả là phải nắm rõ được phạm vi thực hiện dự án, từ đó nghiên cứu, đánh giá và triển khai kế hoạch theo phạm vi.

Biết phân chia công việc cụ thể, rõ ràng

Cách để tạo ra thành công là phân chia công việc hợp lý nhất cho mỗi nguồn nhân lực. Người quản lý phải nắm được số lượng nhóm thực hiện và sắp xếp công việc cho mỗi nhóm. Ngoài ra, nếu quá đông người thực hiện tạo ra sự bất lợi cho dự án khiên quá trình giám sát, kiểm tra và khuyến khích cá nhân hướng tới dự án gặp khó khăn.

Thiết lập bộ phận kiểm soát dự án

Dự án khi tiến hành thực hiện cần có bộ phận kiểm soát hàng ngày, đi cùng với từng bước của dự án để xem xét chính sách, định hướng chiến lược và giải quyết kịp thời vướng mắc, sự cố phát sinh khi thực hiện dự án.

Các vấn đề này phải đưa ra trong suốt cuộc họp quản lý, ban lãnh đạo. Điều này để đề xuất phương án, phân chia cho thành viên ở bộ phận kiểm soát tiến hành giải quyết và chấm dứt để dự án tiếp tục triển khai.

Không tạo ra quá nhiều áp lực trong công việc

Trong mọi công việc nào cũng có áp lực riêng, đặc biệt với sự quản lý và thực hiện dự án thì áp lực xảy ra thường xuyên đến từ các nhà lãnh đạo tới đội ngũ nhân viên. Cho nên, nhà quản lý phải quan sát, tránh gây áp lực cho bản thân và nhân viên. Bởi công việc thì quan trọng đấy nhưng việc gây áp lực cho nhân viên là điều không nên. Nhân viên cần khoảng thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn sau những ngày làm việc áp lực, căng thẳng. 

>> Xem thêm: A-Z knowledge about a “HOT” Topic: “Interior design in Vietnam”